Uutiskirje 2/2024

Tervetuloa LapIT Uutiskirjeen pariin. Tässä uutiskirjeessä käsittelemme seuraavia ajankohtaisia aiheita:

• Kaksi uutta palvelua: Sharepoint -intranet ja Integraatiopalvelu
• LapIT Itsepalveluportaalia kehitetty: lisätty palvelukohtaiset henkilötietojen käsittelykuvaukset ja ww.lapit.fi/portaali -verkko-osoite
• Asiakastiedote: Häiriötietolistojen päivittäminen turvaa työntekijänne ja asiakkaanne
• Asiakaspalvelun kesälomavinkki: Vaihtamalla salasanasi ennen kesälomaa varmistat tunnuksesi toiminnan lomalta palattuasi

Kaksi uutta palvelua: Sharepoint -intranet ja Integraatiopalvelu

Olemme lisänneet kaksi uutta palvelua palvelutarjontaamme: Sharepoint -intranet -palvelun sekä Integraatiopalvelun.

Sharepoint-intranet -palvelu

Sharepoint -intranet -palvelun avulla asiakkaamme saa Sharepoint online -intranetin käyttöönsä helposti, nopeasti ja edullisesti. Palvelussa luodaan valmis intranet -pohja, joka sisältää yleisimmät intranetin toiminnallisuudet ja sivupohjat, avaimet käteen periaatteella. Muokkaamme intranetin teeman ja värimaailman asiakkaamme toiveiden mukaan. Asiakkaalle jää tehtäväksi sivujen sisällöntuottaminen ja ylläpito. Tilatun intranetin käyttöönottokoulutus ja -tuki kuuluvat palveluun.

Integraatiopalvelu

Integraatiopalvelumme keskittyy vastaamaan asiakkaidemme integraatiotarpeisiin, joita voivat olla esimerkiksi

• tietojärjestelmien liittäminen toisiinsa, jotta datan siirto järjestelmien välillä on automaattista ja tehokasta. 
• siirrettävän datan täydentäminen ja muuntaminen, yksi integraatio voi sisältää tietoa useista eri lähdejärjestelmistä.
• työn tehostaminen kirjaamisten vähentäminen, tiedon eheyden parantaminen ja eri sidosryhmien välisen yhteystyön nopeuttamisen
• automaatiotehtävien toteutus.

Tarjoamme nykyaikaisia integraatioratkaisuja niin data-aineiston siirrosta monimutkaisempiin automaatioihin. Toiveenamme on olla asiakkaillemme kokonaisvaltainen integraatiokumppani tiedossa olevien tarpeiden ratkaisemisen osalta sekä auttaa asiakkaitamme tunnistamaan tulevia integraatiotarpeita.

Mikäli olette kiinnostuneet kuulemaan lisää yllä mainituista palvelusta, olkaa yhteyttä organisaationne LapIT asiakkuuspäällikköön. Hän järjestää teille mielellään tapaamisen palvelusta vastaavan palvelupäällikön kanssa.

LapIT Itsepalveluportaalia kehitetty: lisätty palvelukohtaiset henkilötietojen käsittelykuvaukset ja ww.lapit.fi/portaali -verkko-osoite

Siirsimme tänä keväänä Itsepalveluportaalimme uudelle alustalle, ja sen myötä pystymme kehittämään portaalia palvelemaan asiakkaitamme entistä paremmin. Osana tätä kehitystä olemme tuoneet portaaliin asiakkaidemme nähtäville, kuinka käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja palvelukohtaisesti, sekä lisänneet uuden sivun portaaliin pääsemiseen www.lapit.fi/portaali.

Palvelukohtaiset henkilötietojen käsittelykuvaukset

Henkilötietojen käsittelyn kuvaukset löytyvät palveluittain, ja niihin on sisällytetty tietoja esimerkiksi

• teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
• mahdollisista alikäsittelijöistä
• ja kansainvälisistä tietojensiirroista.

Kuvaukset löytyvät Itsepalveluportaalin kohdasta Lomakkeet ja ohjeet-välilehdeltä löytyvästä  Tuki-osiosta ja sieltä kohdasta “Tietoturva ja tietosuoja” (linkki suoraan kyseiselle sivulle) .

Palvelukohtaiset henkilötietojen käsittelyn kuvaukset koskevat ylätason palveluita, ja ne voivat sisältää useita eri tuotteita. Kuvaukset liittyvät henkilötietojen käsittelyä koskeviin sopimuksiin, ja niitä voidaan hyödyntää myös osana asiakasorganisaatioiden tiedonhallintamallia.

Portaaliin pääsee jatkossa myös osoitteesta www.lapit.fi/portaali

Asiakkaillamme käytössä olevaan LapIT Itsepalveluportaaliin pääsee nyt myös helposti muistettavasta verkko-osoitteesta: www.lapit.fi/portaali. Itsepalveluportaalin oma verkko-osoite ei muutu, eli https://lapit.service-now.com/palvelupiste/ on yhä käytössä.

Kysymys asiakkaillemme: Millaisia toiminnallisuuksia haluat Itsepalveluportaaliin?

• Voit jättää portaalin kautta meille palautetta ja portaaliin liittyviä kehitysideoita.
• Palautteenne on meille tärkeää, jotta voimme kehittää toimintaamme palvelemaan asiakkaita entistä paremmin.

Perehdymme kaikkiin asiakkailtamme tulleisiin palautteisiin, ja selvitämme kehitysideoiden toteuttamista. Kiitoksia kaikille tähän mennessä palautetta lähettäneille asiakkaillemme.

Asiakastiedote: Häiriötietolistojen päivittäminen turvaa työntekijänne ja asiakkaanne

Häiriötiedotelista on lista henkilöistä, joille LapIT lähettää tiedon häiriöstä. Asiakasorganisaatioidemme vastuulla on päivittää ja pitää näitä listoja ajan tasalla. Jokaisen asiakkaamme on tärkeää pitää omat häiriötiedotelistansa ajan tasalla. Listojen päivittäminen varmistaa, että tieto häiriöstä leviää henkilöstöllenne nopeasti. Häiriöt voivat vaikuttaa laajasti henkilöstönne työntekoon sekä asiakkaidenne palvelemiseen, ja häiriöistä tietäminen voi olla toiminnallenne kriittistä.

Asiakkaamme vastaavat omien häiriötiedotelistojensa ajantasaisuudesta

Vastuu ja oikeus listojen päivittämiseen on asiakkaillamme. LapIT:n toiminnan peruspalveluihin kuuluu häiriöistä, niiden korjaustoimenpiteistä sekä -ajankohdista tiedottaminen. Voimme välittää tiedon häiriöistä vain häiriötiedotelistoilla oleville. Mikäli listat ovat puutteelliset, tieto häiriöstä ei leviä nopeasti henkilöstöllenne.

”Nopea tiedottaminen häiriöistä on osa palvelulupaustamme eli huolettoman IT-arjen turvaamista. Onnistumme tässä tavoitteessa yhdessä asiakkaidemme ajantasaisten häiriötietolistojen avulla”, toteaa LapIT:n asiakaspalvelujohtaja Merja Vilmilä.

Miten häiriötiedotelistoja päivitetään?

Organisaationne tietohallinnon edustajat ja tunnustilausoikeutetut voivat päivittää listoja.

• Tietohallinnon edustajat voivat LapIT Itsepalveluportaalissa tarkistaa Palveluraporteista oman organisaationsa häiriötiedotelistoilla olevat henkilöt. Heillä on myös Ryhmien hallinta -sivulla mahdollista lisätä ja poistaa henkilöitä listoilta.
• Mikäli organisaatiossanne ei ole tietohallintoa tai nimetty tietohallinnon edustaa, pyydämme olemaan yhteydessä LapIT asiakkuuspäällikköönne.

• Tunnustilausoikeutetut voivat pyytää muutoksia häiriötiedotelistoihin tekemällä palvelupyynnön LapIT Itsepalveluportaalin etusivulta.

Suosittelemme teitä nimeämään sisäisesti vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat häiriötiedotelistojen ajantasaisuudesta. Muistattehan päivittää listat erityisesti silloin, kun työsuhteita päättyy tai uusia alkaa.

Häiriöt voivat vaikuttaa laajasti työntekoon ja keskeyttää asiakaspalvelunne

Häiriöitä voi olla esimerkiksi työasemalle kirjautumisessa sekä käyttämissänne sovelluksissa tai järjestelmissä. Sosiaali- ja terveysalan asiakkaillamme on erityisen tärkeää lisätä häiriötiedotelistoille päivystyksen, kenttäjohdon sekä ensihoidon työntekijöitä. Kunta-asiakkaillamme häiriöt voivat vaikuttaa muun muassa opetus- tai asiakaspalvelutilanteen keskeytymiseen. Kattavien häiriötietolistojen avulla henkilöstönne osaa tiedottaa palvelunne mahdollisesta keskeytymisestä myös kuntalaisia.

Käsitteitä:
Häiriötiedotelista: Lista henkilöistä, joille LapIT lähettää tiedon häiriöstä. Asiakasorganisaatioidemme vastuulla on päivittää ja pitää näitä listoja ajan tasalla.
Laajamittainen häiriö: Vaikutus järjestelmään tai sovellukseen, jonka kriittisyysluokka on ”1. Elintärkeä”. Vaikutuksen arvioitu kesto on yli yksi (1) tunti. Mikäli häiriön piirissä on arvion mukaan yli 250 käyttäjää, on kyseessä laajamittainen häiriö, vaikka vika olisikin matalamman kriittisyysluokan järjestelmässä tai useassa järjestelmässä.

Asiakastiedote on alun perin lähetetty asiakasorganisaatioillemme heidän nykyisten häiriötiedotelistojen perusteella tiistaina 4.6.2024.

Asiakaspalvelun kesälomavinkki: Vaihtamalla salasanasi ennen kesälomaa varmistat tunnuksesi toiminnan lomalta palattuasi

Ennen ansaituille lomille jäämistä, haluamme muistuttaa oheisesta vinkistä:

• Kirjautumistunnuksesi salasana on voimassa 90 päivän ajan.
• Varmistaaksesi työkoneelle kirjautumisen onnistumisen myös lomalta palattuasi, kannattaa salasana vaihtaa ennen kesälomaa.

Salasanan vaihtamisen lisäksi on hyvä tarkistaa, että käytössäsi on vahva salasana. Vahva salasana sisältää erikokoisia kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Tietoturvasyistä on hyvä käyttää eri salasanoja eri palveluihin sekä vaihtaa niitä säännöllisesti.

Palvelemme kesäaikana normaalisti arkisin maanantaista perjantaihin klo 7.00-16.30. LapIT Itsepalveluportaali on avoinna 24/7, ja sinne voi helposti jättää työpyynnöt käsiteltäväksi.

Haluamme toivottaa kaikille asiakkaillemme oikein rentouttavaa ja mukavaa kesää!